Respuesta rápida: Una guía aérea (AWB, Air Waybill) es el contrato de transporte que emite la aerolínea o su agente por cada envío aéreo. Lleva un número de 11 dígitos: 3 del prefijo de aerolínea, 7 de serie y 1 dígito verificador módulo 7. Sirve como contrato, recibo de la carga y guía de rastreo. No es negociable ni da propiedad.
- El número de guía aérea siempre tiene 11 dígitos: prefijo de 3 dígitos de la aerolínea IATA, 7 dígitos de serie y 1 dígito verificador calculado con módulo 7.
- La AWB no es un documento de título: la aerolínea entrega la carga al consignatario nombrado, sin presentar originales, a diferencia del Bill of Lading marítimo.
- El Convenio de Montreal limita la responsabilidad del transportista a 22 DEG por kilo salvo que declares un valor superior para el transporte en la casilla correspondiente.
- La guía madre (MAWB) ampara la consolidación completa del agente de carga; la guía hija (HAWB) ampara tu envío individual dentro de esa consolidación.
Si envías carga aérea por primera vez, la guía aérea es el documento que más vas a mirar: es tu contrato, tu recibo y tu número de rastreo al mismo tiempo. Abajo la explicamos casilla por casilla, con el cálculo del dígito verificador y las diferencias frente al Bill of Lading.
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Usar la calculadora →¿Qué es una guía aérea (AWB) y para qué sirve?
Respuesta rápida: Una guía aérea es el documento estándar IATA que la aerolínea o su agente emite para cada envío de carga aérea. Cumple tres funciones legales: contrato de transporte, recibo de la mercancía entregada y evidencia documental de las condiciones del envío. Acompaña la carga desde el aeropuerto de origen hasta la entrega al consignatario.
AWB significa Air Waybill, en español guía aérea. Su formato está normalizado por la Resolución 600a de IATA, así que una guía emitida en Miami se lee igual que una emitida en Santiago. Esa estandarización es la razón por la que cualquier aerolínea del mundo puede manejar tu carga sin traducir el documento.
La AWB cumple tres funciones legales simultáneas. Primero, es el contrato de transporte entre el embarcador y el transportista, con las condiciones impresas al reverso. Segundo, es el recibo que confirma cuántas piezas y cuántos kilos recibió la aerolínea. Tercero, es la prueba documental de las condiciones pactadas: ruta, flete prepagado o por cobrar, valor declarado y mercancía.
También conviene saber lo que la guía aérea no es. No es una factura, no es un certificado de seguro, no prueba propiedad y no reemplaza a la Factura Comercial ni al packing list. La aduana de destino pedirá esos documentos aparte.
- Contrato de transporte: obliga a la aerolínea a trasladar la carga a la ruta descrita.
- Recibo de carga: fija piezas y peso bruto verificados en bodega.
- Rastreo: los 11 dígitos son el identificador en todo el sistema de carga aérea.
- Evidencia: respalda reclamaciones por daño, faltante o retraso.
Todas las guías madre del mundo usan la misma estructura numérica: 3 dígitos de prefijo de aerolínea, 7 de serie y 1 verificador. Por eso un número de guía identifica un envío único en cualquier aeropuerto.
Para un vendedor online que manda 80 kg de producto a Bogotá vía Miami, entender qué es una guía aérea (what is an air waybill, en inglés) es práctico, no teórico. Ese número es lo que le das al cliente para rastrear y lo que la DIAN cruza contra tu Factura Comercial en el manifiesto de carga. Si la ruta combina barco y avión —una opción común desde Asia hacia América Latina—, vale la pena revisar cómo se emiten los documentos en el envío marítimo-aéreo (sea-air), porque intervienen un B/L y una AWB en tramos distintos.
¿Cuántos dígitos tiene un número de guía aérea y qué significan?
Respuesta rápida: Un número de guía aérea tiene 11 dígitos. Los primeros tres son el prefijo IATA de la aerolínea, los siguientes siete son el número de serie y el último es un dígito verificador. Ese verificador se obtiene dividiendo los siete dígitos de serie entre 7 y tomando el residuo.
Veamos el cálculo con un ejemplo real. Tomemos el prefijo 045 (LATAM Cargo) y el serial 1234567. Divides 1234567 entre 7: el resultado es 176366 y sobran 5. Ese residuo, 5, es el dígito verificador módulo 7, así que la guía completa es 045-1234567 5, que se rastrea escribiendo 04512345675.
- Identifica el prefijo de 3 dígitos de la aerolínea emisora (045, 006, 001…).
- Toma los 7 dígitos del número de serie del envío.
- Divide esos 7 dígitos entre 7 y quédate con el residuo.
- Ese residuo, de 0 a 6, es el dígito verificador final.
| Prefijo IATA | Aerolínea | Relevancia en la región |
|---|---|---|
| 045 | LATAM Cargo | Sudamérica y hubs en Miami |
| 006 | Delta Air Lines | EE. UU. a México y Caribe |
| 001 | American Airlines | Miami a Centroamérica y Andina |
| 729 | Copa Airlines | Hub de Panamá (PTY) |
| 230 | China Airlines | Asia a América |
El guion que ves impreso es solo visual. Al rastrear en el portal de carga de la aerolínea, escribes los 11 dígitos seguidos, sin espacios ni guiones. Si el verificador está mal, el sistema de la aerolínea rechaza la guía y la carga no se acepta en bodega hasta corregirla.
La guía hija no sigue esta regla. El agente de carga usa su propia serie alfanumérica, por ejemplo MIAGUA0012458, porque la HAWB no es un documento IATA emitido por una aerolínea.
Consejo
Antes de pagar un flete, verifica el prefijo. Si el número empieza con el prefijo de una aerolínea que no vuela tu ruta, lo más probable es que te hayan dado un número de HAWB del agente, no la guía madre real del vuelo.
¿Qué información lleva una guía aérea? Ejemplo campo por campo
Respuesta rápida: La guía aérea estándar IATA tiene casillas numeradas que identifican a las partes, la ruta, la carga y los cargos. Las claves son embarcador, consignatario, agente emisor, aeropuertos de salida y destino, número de piezas, peso bruto, peso cobrable, descripción de la mercancía, cargos y firmas.
Este es el recorrido por las casillas que realmente te van a pedir revisar cuando el agente te mande el borrador de la guía.
| Casilla | Campo | Qué contiene | Error común |
|---|---|---|---|
| 1 | Shipper | Nombre, dirección y cuenta del embarcador | Dirección que no coincide con la factura |
| 2 | Consignee | Consignatario nombrado y su dirección | Escribir "To Order" |
| 3 | Issuing agent | Agente IATA emisor y su código CASS | Código IATA vencido |
| 8 | Routing | Aeropuerto de salida, destino y vuelo | Códigos IATA confundidos |
| 9 | Currency / charge code | Moneda y código PP o CC | Moneda distinta a la cotizada |
| 10 | Declared value | Valor para transporte y para aduana | Dejar NVD sin entenderlo |
| 12 | Insurance | Monto asegurado por el transportista | Suponer cobertura automática |
| 21 | Nature of goods | Descripción, piezas, peso y dimensiones | Descripción vaga tipo "samples" |
| 22 | Charges | Flete, recargos y cargos de valuación | Recargos no declarados |
| 26 | Shipper signature | Firma del embarcador o su agente | Guía sin firmar |
| 27 | Carrier signature | Fecha, lugar y firma del transportista | Fecha anterior a la recepción real |
La casilla 21 esconde la diferencia que más sorprende a quien cotiza por primera vez: el peso cobrable. La carga aérea usa la equivalencia IATA de 1 m³ = 167 kg. Una caja de 1 m³ que pesa 60 kg paga como si pesara 167 kg, porque ocupa espacio que la aerolínea no puede vender dos veces.
El campo Handling Information lleva las instrucciones aduaneras, las marcas de carga peligrosa y la referencia a la Factura Comercial. Ahí también se anota si la carga requiere cadena de frío o manejo especial.
El nombre y la dirección del consignatario deben coincidir exactamente con el NIT en Colombia, el RUT en Perú o Chile y el RFC en México usados en la declaración de importación. Una letra de diferencia frena el despacho.
Nunca consignes una AWB "To Order"
La guía aérea no admite endoso. Si escribes "To Order" o "To Order of Bank" en la casilla 2, la aerolínea no sabrá a quién entregar y la carga quedará en bodega generando almacenaje. Nombra siempre a un consignatario concreto con dirección y número tributario.
¿La guía aérea es un documento de título o prueba de propiedad?
Respuesta rápida: No. La guía aérea es no negociable y no transfiere propiedad de la mercancía. La aerolínea entrega la carga al consignatario nombrado en la casilla 2, previa identificación, sin exigir un original. Por eso una carta de crédito que exige control de la mercancía necesita consignar la AWB al banco emisor.
Toda guía aérea impresa lleva la leyenda "not negotiable" en la cabecera. A diferencia de un Bill of Lading "a la orden", la AWB no se endosa ni se transfiere firmando al reverso. Quien aparece en la casilla 2 retira la carga identificándose, y punto.
La consecuencia práctica para un vendedor es directa. Si despachas con la AWB consignada al comprador y el pago no llega, la aerolínea ya entregó la mercancía y perdiste el control sobre ella. En marítimo podrías retener los originales del B/L; en aéreo no existe esa palanca.
La solución estándar en pago documentario es consignar la AWB al banco emisor de la carta de crédito y poner al comprador como notify party. El banco libera la carga cuando el comprador cumple con las condiciones del crédito.
Bajo Incoterms 2020, la guía aérea también tiene un papel probatorio. En CPT y CIP el vendedor cumple su entrega cuando pone la carga en manos del transportista, y la AWB firmada en la casilla 27 prueba ese momento. En DDP el vendedor asume impuestos y despacho en destino, lo que cambia quién figura como importador. Para estructuras de pago documentario, consulta a tu banco o a un agente de aduana licenciado.
¿Cuál es la diferencia entre guía madre (MAWB) y guía hija (HAWB)?
Respuesta rápida: La guía madre (MAWB) la emite la aerolínea al agente de carga y ampara toda la consolidación. La guía hija (HAWB) la emite el agente a cada cliente individual y ampara solo su envío. Una MAWB puede contener decenas de HAWB bajo un mismo vuelo y número de 11 dígitos.
La MAWB es el contrato entre la aerolínea y el agente de carga. La HAWB es el contrato entre el agente y tú, el embarcador. Son dos contratos encadenados sobre la misma caja.
Imagina 30 clientes que envían cajas desde Miami a Guatemala la misma semana. El consolidador emite 30 HAWB, una por cliente, y entrega todo a la aerolínea bajo una sola MAWB a su nombre. En el aeropuerto La Aurora, el agente desconsolida en bodega y entrega cada HAWB a su dueño. Así, una MAWB puede amparar decenas de HAWB.
| Criterio | MAWB (guía madre) | HAWB (guía hija) |
|---|---|---|
| Emitida por | Aerolínea | Agente de carga / consolidador |
| Emitida a | Agente de carga | Embarcador individual |
| Qué ampara | Consolidación completa | Un solo envío |
| Cuántas por vuelo | 1 | Hasta decenas |
| Se presenta a aduana | Sí, en el manifiesto | Sí, en la desconsolidación |
| Sirve para rastreo en la aerolínea | Sí | No |
| Partes contractuales | Aerolínea y agente | Agente y embarcador |
El encadenamiento importa cuando hay daño. El dueño de la carga reclama a su agente bajo la HAWB, y el agente reclama a la aerolínea bajo la MAWB. Si tu HAWB no está bien emitida, tu reclamación se complica.
Para un vendedor online hay un detalle útil: el número que ves avanzar en la web de la aerolínea casi siempre es el de la MAWB. La aerolínea solo reconoce la MAWB, así que pídele a tu agente ambos números desde el inicio.
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Usar la calculadora →¿Guía aérea, Bill of Lading, Sea Waybill o factura comercial?
Respuesta rápida: La guía aérea cubre transporte aéreo y nunca es negociable. El Bill of Lading marítimo puede ser negociable y actúa como documento de título. El Sea Waybill es marítimo y no negociable. La factura comercial y el packing list no son contratos de transporte: declaran valor, piezas y peso ante la aduana.
| Criterio | Air Waybill | Bill of Lading | Sea Waybill |
|---|---|---|---|
| Emisor | Aerolínea o agente IATA | Naviera o NVOCC | Naviera o NVOCC |
| Modo | Aéreo | Marítimo | Marítimo |
| ¿Negociable? | No | Sí, si es "a la orden" | No |
| ¿Documento de título? | No | Sí | No |
| Liberación de la carga | Al consignatario nombrado | Contra original endosado | Al consignatario nombrado |
| Uso en carta de crédito | Limitado; se consigna al banco | Estándar | Poco frecuente |
| Originales típicos | 3 | 3 | 0 (sin originales) |
| Documento | Propósito | Quién lo emite | Estatus legal | ¿Contiene valor? | ¿Peso y piezas? |
|---|---|---|---|---|---|
| Air Waybill | Contrato y recibo de transporte | Aerolínea o agente | Contrato vinculante | Solo valor declarado | Sí |
| Factura Comercial | Declarar valor de la venta | Vendedor | Soporte fiscal | Sí | A veces |
| Packing List | Detallar contenido por bulto | Vendedor | Soporte logístico | No | Sí |
| Certificado de Origen | Probar origen para arancel preferencial | Exportador o cámara | Soporte arancelario | No | No |
El Certificado de Origen es el que determina si pagas arancel preferencial bajo CAFTA-DR o el TLC entre Colombia y Estados Unidos. La AWB no otorga ninguna preferencia arancelaria; solo prueba el transporte.
La diferencia de liberación es la más visible en la práctica. En marítimo, el consignatario presenta un original del B/L para retirar el contenedor; en aéreo basta con identificarse como el consignatario de la casilla 2. En rutas combinadas conviene entender cómo se encadenan ambos documentos: lo explicamos en esta guía sobre el envío marítimo-aéreo.
¿Quién llena y firma la guía aérea y cuándo es válida?
Respuesta rápida: El embarcador aporta los datos y firma la casilla 26; el agente de carga IATA o la aerolínea emite el documento y lo firma en la casilla 27. La guía cobra validez cuando el transportista acepta la carga en bodega y firma con fecha y lugar. Desde ese momento corre el contrato.
- Reúne la Factura Comercial y el packing list con piezas, pesos y valor.
- Clasifica la mercancía por partida HS para la declaración de importación.
- Calcula el peso bruto y el volumétrico a 167 kg/m³ y usa el mayor.
- Define el código de cargos: PP (prepagado) o CC (por cobrar).
- Decide si declaras valor para transporte o contratas seguro de carga.
- Verifica el consignatario, su dirección y su NIT, RUT o RFC.
- Entrega la carga en bodega antes del cut-off de aceptación.
Ese cut-off es el detalle que más envíos retrasa. La aceptación en bodega cierra varias horas antes del ETD del vuelo, no a la hora de despegue. Si lo pierdes, la carga "rola" al siguiente vuelo con espacio disponible.
Los originales tienen colores definidos por IATA:
- Original 1, verde: para el transportista emisor.
- Original 2, rosa: viaja con la carga y se entrega al consignatario.
- Original 3, azul: queda con el embarcador como prueba de entrega al transportista.
- Copias: para agentes, aduana, aeropuerto de destino y constancia de entrega.
Consejo
Aunque el agente escriba físicamente la guía, el embarcador responde legalmente por la exactitud de los datos declarados. Mercancía peligrosa, perecederos y equipos con baterías de litio exigen declaraciones adicionales antes de que la aerolínea acepte la AWB.
¿Qué son PP, CC, el valor declarado y el límite de 22 DEG por kilo?
Respuesta rápida: PP significa flete prepagado en origen y CC flete por cobrar en destino. El valor declarado para transporte fija la responsabilidad del transportista. Sin declaración, el Convenio de Montreal limita la indemnización a 22 DEG por kilogramo del bulto afectado, no del valor comercial de la mercancía.
En la casilla 9 verás el código de cargos. PP (prepaid) significa que el flete se paga en origen; CC (collect) que lo paga el consignatario al retirar. Cuando la tarifa es confidencial entre aerolínea y agente, se imprime "as agreed". Si declaras valor superior, aparece además un cargo de valuación (valuation charge).
El límite de responsabilidad viene del Convenio de Montreal, revisado por la OACI en 2019 a 22 DEG por kilogramo. El DEG es el Derecho Especial de Giro del FMI y cotiza a diario, así que el equivalente en dólares cambia. Ejemplo de cálculo: si se daña una caja de 40 kg, el tope es 40 × 22 = 880 DEG, sin importar que la mercancía valga mucho más.
El límite se aplica sobre el peso del bulto afectado, no sobre el valor comercial. Por eso la mayoría de embarcadores con carga de alto valor contrata una póliza de seguro de carga en lugar de declarar valor.
No confundas los dos "valores declarados"
El valor declarado para transporte fija la responsabilidad de la aerolínea y genera cargo de valuación. El valor declarado para aduana es otro campo y debe coincidir con la Factura Comercial presentada ante SAT, DIAN, SUNAT, ANAM o CBP. Una discrepancia entre ambos activa revisión documental.
Los agentes de carga y NVOCC aplican sus propios límites bajo la HAWB. Esas condiciones están impresas al reverso del documento y conviene leerlas antes de firmar.
¿Cuánto cuesta una guía aérea y cómo cotizo mi carga en segundos?
Respuesta rápida: La guía aérea en sí se emite como parte del servicio de carga; lo que pagas es el flete más cargos. El precio depende del peso cobrable, la ruta, el aeropuerto de origen, la mercancía y los cargos de terminal, seguridad y combustible. La calculadora de Walio lo precisa en segundos.
Estos son los factores que mueven el precio de un envío aéreo:
- Peso cobrable: el mayor entre el bruto y el volumétrico a 167 kg/m³.
- Par de aeropuertos y frecuencia de vuelos en la ruta.
- Temporada alta y disponibilidad de espacio en bodega.
- Tipo de mercancía: general, perecedera, peligrosa o de alto valor.
- Alcance del servicio: aeropuerto a aeropuerto o puerta a puerta.
Los cargos que aparecen en la guía y conviene preguntar antes de reservar: recargo de combustible, recargo de seguridad, handling en terminal, cargo de emisión de guía y cargos en destino.
Miami(MIA)
Bogotá(BOG)Houston(IAH)
Guatemala(GUA)Tu aeropuerto de salida depende de dónde estés. Florida sale por Miami, Texas y el centro por Houston, California y el suroeste por Los Ángeles, el noreste por Nueva York/Newark, el sureste por Atlanta y Savannah, y el noroeste por Seattle. En Canadá, Ontario sale por Toronto, Quebec por Montreal y el oeste por Vancouver. El origen cambia tanto el precio como el tránsito.
Los impuestos y aranceles de importación no son precio de Walio: son las tasas publicadas del país de destino y los cobra la aduana al consignatario. Walio cotiza carga aérea, courier, LCL, FCL, vehículos y mudanzas internacionales. La carga peligrosa o con dimensiones fuera de estándar pasa a revisión de un especialista desde la misma solicitud de la calculadora.
Calcula tu precio en segundos
Tarifas reales de navieras y transportistas, sin registro y sin llamadas.
Usar la calculadora →¿Cómo rastreo un envío con el número de guía aérea?
Respuesta rápida: Escribe los 11 dígitos sin guion en el portal de carga de la aerolínea del prefijo. Si tienes una guía hija, pide a tu agente el número de la guía madre, porque la aerolínea solo reconoce la MAWB. Los estados típicos son RCS, MAN, DEP, ARR, RCF y DLV.
| Código | Significado | Qué ocurrió con tu carga |
|---|---|---|
| RCS | Received from shipper | Aceptada en bodega de origen |
| MAN | Manifested | Asignada a un vuelo específico |
| DEP | Departed | El vuelo despegó con la carga |
| ARR | Arrived | Llegó al aeropuerto de destino |
| RCF | Received from flight | Descargada y en bodega de destino |
| NFD | Notified | Se avisó al consignatario |
| DLV | Delivered | Entregada al consignatario |
Si el rastreo se queda en MAN varios días, lo más probable es que la carga haya quedado "rolada" por sobrecupo. El agente confirma el nuevo vuelo y la aerolínea actualiza el manifiesto.
Errores comunes en la AWB y cómo se corrigen
Los que más frenan despachos: consignatario incompleto, peso declarado distinto al pesado en bodega, descripción vaga tipo "samples", moneda equivocada y consignatario sin NIT o RUT. La aduana de destino usa la AWB en el manifiesto de carga anticipado, así que cualquier discrepancia con la Factura Comercial detiene el proceso.
Antes de la salida, el agente emisor corrige con una Correction Advice. Después de la salida y del reporte anticipado a la aduana, la corrección puede implicar multas según el país. Por eso revisar el borrador toma cinco minutos y ahorra días.
¿Qué es la guía aérea electrónica (e-AWB)?
Bajo la Resolución 672 de IATA y el Acuerdo Multilateral e-AWB, el mensaje electrónico reemplaza al papel en las rutas habilitadas. Elimina la digitación manual, reduce errores en los datos del consignatario y acelera la aceptación en bodega porque la aerolínea ya tiene la información antes de que llegue el camión.
| Criterio | AWB en papel | e-AWB |
|---|---|---|
| Formato | 3 originales impresos y copias | Mensaje electrónico EDI/XML |
| Norma IATA | Resolución 600a | Resolución 672 y Acuerdo Multilateral |
| Aceptación en bodega | Revisión documental manual | Datos precargados antes de la llegada |
| Errores de digitación | Altos | Bajos |
| Copias requeridas | 3 originales | 0 originales |
| Disponibilidad | Todas las rutas | Solo pares de países habilitados |
| Impacto en costo | Impresión y mensajería | Menos manejo documental |
En rutas donde el país de destino aún exige papel, el agente imprime la guía igual. Pregunta a tu agente si tu par de aeropuertos está habilitado para e-AWB bajo la Resolución 672.
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Usar la calculadora →Ya sabes qué es una guía aérea, cómo se lee su número de 11 dígitos y qué revisar antes de entregar la carga en bodega. El siguiente paso es el precio: ingresa origen, destino, piezas y peso en la calculadora de esta página y ve tu precio en segundos, sin registro y sin llamadas de seguimiento.
La emisión de la guía aérea se cobra como un cargo administrativo dentro del flete, no como un documento que se compra aparte. Lo que define tu costo total es el peso cobrable, la ruta, los recargos de combustible y seguridad y los cargos de terminal en origen y destino. Ingresa tu envío en la calculadora de esta página y verás el precio de tu ruta exacta en segundos.
Sí. La guía aérea es el contrato de transporte entre el embarcador y el transportista, y queda perfeccionado cuando la aerolínea acepta la carga y firma el documento. Sus condiciones al reverso incorporan el Convenio de Montreal, que limita la responsabilidad a 22 DEG por kilogramo salvo que declares un valor superior.
Tres originales: el verde para el transportista emisor, el rosa para el consignatario y el azul para el embarcador. Además se imprimen copias para los agentes, la aduana y la constancia de entrega. Con la guía electrónica (e-AWB) estos originales se reemplazan por el mensaje electrónico entre el agente y la aerolínea.
La guía aérea es válida para el envío específico que ampara y se cierra cuando la carga se entrega al consignatario. Las reclamaciones tienen plazos cortos: por daño visible se notifica dentro de 14 días desde la recepción y por retraso dentro de 21 días, según el Convenio de Montreal. Pasados esos plazos la reclamación suele perderse.
Sí, pero solo antes de la entrega y con la autorización del embarcador ante el agente emisor. El cambio se procesa con una Correction Advice y puede generar cargos; si la aduana del destino ya recibió el manifiesto anticipado, la corrección puede causar demoras o multas. Revisa el consignatario, su dirección y su número tributario antes de entregar la carga en bodega.